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プロジェクトゴールの設定

プロジェクトゴールの設定

プロジェクトチームが目指すのはプロジェクトゴールを達成することですから、まずはこれを定義する必要があります。これからあなたが取り組むプロジェクトは、何を目指しているのでしょうか?新規事業のコンセプトを開発して、新しい価値を創出することでしょうか。それとも、システムの効率化など、決まった価値を実現するために取り組むことでしょうか。いずれにせよ、プロジェクトで目指すこと = プロジェクトゴール を明確にしましょう。
プロジェクトゴールは、プロジェクトチームが主体的に0から設定することができる場合もあれば、プロジェクトの外部で設定されたものが与えられることもあります。外部から与えられたものである場合には、それをそのままプロジェクトゴールとして置くのではなく、まずはプロジェクトチームとしてそのプロジェクトゴールが明確で納得感のあるものかどうかを確認し、必要に応じて調整を加えます。
チームメンバー間の相互理解やプロジェクトに対する認識合わせが一定程度進んでいるプロジェクトであれば、すんなりとプロジェクトゴールを設定し、続けてトラックやマイルストーンの設定などプロジェクトに関する具体的な議論を展開しはじめられるでしょう。一方、いきなりプロジェクトゴールの設定に取り組むことが難しい場合、まずはミーティングを設定して議論することから始めます。
具体的なステップは以下のようになります。

1. 認識を合わせてはじめてチームになる

プロジェクトは、最初からプロジェクトゴールや目的が明確な状態で立ち上がるのではなく、緩やかな方向性が示されたり外部からプロジェクトゴールの原型を提示されたりしてスタートすることがほとんどです。メンバーが最初に集まった時点で、プロジェクトゴールやプロジェクトの範囲・内容が適切に共有されていることはありえません。仮に各メンバーが自分なりの理解をしていたとしても、他のメンバーとの認識の擦り合わせができていないからです。
全く面識のないメンバーが集められてプロジェクトが始まるとき、プロジェクトの範囲・内容に対する共通認識ができていない段階では、まず「なぜこのメンバーがここに集まっているのか」の認識合わせから始めなくてはいけません。ミーティングを設定してそれぞれのメンバーがプロジェクトの目的をどう認識しているかを話し合い、擦り合わせを行います。
はじめのうちは、プロジェクトそのものやプロジェクトの目的に対する現状認識をメンバーそれぞれが言語化して書き出してみる、というような形で構いません。それらを擦り合わせているうちに個々人の認識が変わることもあるでしょうし、一度プロジェクトゴールが設定されてプロジェクトが開始されてからも、環境の変化に応じてチームとして認識を揃えなおすことは重要です。
また、集まったメンバーで何ができるのかを把握する必要があります。メンバーそれぞれが自分自身のバックグラウンドやスキルセットを開示し、どういった展望を持ってこのプロジェクトに向き合おうとしているかを話し合いましょう。期待値とロールチームメンバーの理解とロールシートの利用も参考にしてください。
ここまでの認識が揃ってはじめて、集まったメンバーは「プロジェクトチーム」を目指すチームとして歩き始めることができるようになります。

2. 共通のプロジェクトゴールを目指すプロジェクトチームになる

次に行うのは、目指すべきプロジェクトゴールを定義するためのミーティングです。さらに時間を取った検討が必要な場合は、この工程を「プロジェクトゴールを作ること」そのものをゴールとする事前プロジェクトと捉えてもよいでしょう。このときは、プロジェクトを取り巻く基本情報(プロジェクトの背景・事業に関する予備知識・制約やイベント)の収集をマイルストーンとし、プロジェクトゴールを明文化することを目指します。
プロジェクトチーム全員で話し合いながらプロジェクトゴールを作っていくのが理想ではありますが、実際には、まず全員で発散的に意見を出し合ったのち、誰かがその内容を取りまとめて明文化する、という流れを辿ることが多いでしょう。最終的な内容は、改めて全員の納得が得られている状態である必要があります。
プロジェクトゴールは、プロジェクトチームの合意と納得によって定義され、プロジェクトチームとして認識が揃ったものでなくてはなりません。プロジェクトチームの意思が適切に反映され共通認識を得た明確なプロジェクトゴールが設定されることで、各メンバーはその達成に現実味と納得感を持ってプロジェクトに参画できるようになります。こうしてチームは、共通のプロジェクトゴールを目指す「プロジェクトチーム」と呼べるようになります。

設定後の扱い

設定したプロジェクトゴールは、チームメンバーがいつでも参照できる状態にしておきます。こうすることで、チームメンバーがプロジェクト中にタスクを実行する際やチームメンバー間で議論を行う際に、プロジェクトゴールへの認識がずれていないかすぐに確認することができるようになります。
また、プロジェクトゴールはプロジェクトを取り巻く環境の変化や実際にタスクを遂行する中で分かってきたことを踏まえて、プロジェクト中にいつでも変更することが可能です。ただし、変更についてプロジェクトチームで納得することが必要です。
実際の変更の流れはプロジェクトゴールとマイルストーンの見直しで解説します。