プロジェクトゴールやマイルストーンの設定が難しいときの始め方
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では、プロジェクトゴールやマイルストーンの設定にすんなり取り組みはじめることができ、有効な議論が展開できる場合について記述しました。これが可能なのは、チームメンバー間の相互理解やプロジェクトに対する認識合わせがある程度のところまで進んでいるプロジェクトです。 一方、いきなりプロジェクトゴールやマイルストーンの設定に取り組むことが難しい場合、まずはミーティングを設定して議論することから始めましょう。具体的なステップは以下のようになります。
全く面識のないメンバーが集められてプロジェクトが始まるとき、プロジェクトの範囲・内容に対する共通認識ができていない段階では、まず「なぜこのメンバーがここに集まっているのか」の認識合わせから始めなくてはいけません。ミーティングを設定してそれぞれのメンバーがプロジェクトの目的をどう認識しているかを話し合い、擦り合わせを行います。
また、集まったメンバーで何ができるのかを把握する必要があります。メンバーそれぞれが自分自身のバックグラウンドやスキルセットを開示し、どういった展望を持ってこのプロジェクトに向き合おうとしているかを話し合いましょう。も参考にしてください。
ここまでの認識が揃ってはじめて、集まったメンバーは「プロジェクトチーム」を目指すチームとして歩き始めることができるようになります。
プロジェクトは、最初からプロジェクトゴールや目的が明確な状態で立ち上がるのではなく、緩やかな方向性が示されたり外部からプロジェクトゴールの原型を提示されたりしてスタートすることがほとんどです。
ですから、次に行うのは、目指すべきプロジェクトゴールを定義するためのミーティングです。さらに時間を取った検討が必要な場合は、この工程を「プロジェクトゴールを作ること」そのものをゴールとする事前プロジェクトと捉えてもよいでしょう。このときは、プロジェクトを取り巻く基本情報（プロジェクトの背景・事業に関する予備知識・制約やイベント）の収集をマイルストーンとし、プロジェクトゴールを明文化することを目指します。
ミーティングで議論し、チームの意思が適切に反映され、チームメンバーの共通認識を得たプロジェクトゴールを設定することで、プロジェクトゴールがチームにとって明確で納得感のあるものとなります。メンバー全員が、このチームとして何を目指すのかについての共通理解をもち、さらにそれに対して納得している状態をつくる必要があります。
このようなプロジェクトゴールが明確に設定されてはじめて、チームは共通のプロジェクトゴールを目指す「プロジェクトチーム」と呼べるようになります。
はじめのうちは、プロジェクトゴールや目的に対する現状認識をまずチームとして揃えるために言語化して書き出してみる、というような形で構いません。議論しているうちに認識が変わることもあるでしょうし、一度設定してプロジェクトが開始されてからも、チームで納得してさえいれば環境の変化に応じていつでも変更して構わないのです。
続いて、ここまでで設定したプロジェクトゴールをもとにマイルストーンを引いていきましょう。うまく引けないときは、プロジェクトゴールを見直す必要があるかもしれませんし、マイルストーン設定の前提となるチームメンバー同士の認識合わせがまだ十分でないのかもしれません。必要に応じて、前の工程に戻って議論をしましょう。
制約やイベントを意識しながら、「いつまでにどのような作成物が必要か/どういう状態になっている必要があるか」がある程度具体的にイメージできる場合には、プロジェクトゴールを見据えながらバックキャストでマイルストーンマップを引いていきます。具体的なイメージがまだ持ちにくい場合には、まず取り組めるところからフォアキャストでマイルストーンマップを引くことになります。
ここまで来れば、少なくともプロジェクトチームとして直近取り組むべき内容や目指すべきマイルストーンは明確になっていることでしょう。その先のまだ不明確な部分に関しては、実際にプロジェクトに取り組みながら、を参考に、いつでも見直しや調整を加えればよいのです。