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ミーティングの設計

定例ミーティングの重要性で記述した通り、ミーティングは定期的・反復的に開催される必要があります。
ミーティングに目的や完了の定義が明確に存在しうることもありますが、基本的にはミーティングは目的も到達すべき地点も持たず、その時々のアジェンダアイテムが投入されていく連続した箱のようなものと捉えるのがよいでしょう。ミーティングで議論すべきアジェンダの内容や性質は常に異なるため、どのようなアジェンダでも自由に提案できるよう、なるべく縛りを設けないでおくのです。

開催頻度

ミーティングの開催頻度は、週次/月次/隔週など、プロジェクトの性質やチームメンバーの人数などを勘案して任意に決めてください。ただし、Project Sprintの基本のメカニズムが「定期的・反復的なミーティングで各メンバーの取り組みの成果や作成物を共有し環境に対する認識を揃えることによって、各メンバーが同じプロジェクトゴールを目指して自律的に各自の次の行動に向かうことができるようにする。この繰り返しがプロジェクトを現在の状態から理想の状態に漸進的に近づけ、結果としてプロジェクトゴールが達成される。」であることを考えると、隔月以上の間隔でのミーティング開催は考えにくいでしょう。

参加者

各ミーティングの参加者はアジェンダに応じて必要十分な程度でかまいません。ここでいう必要十分とは、アジェンダに関して網羅的に議論でき(=「誰かがいないから今日はこの話ができないね」ということがないようにする)、また議論をもとに正式な意思決定ができること(=「誰かがいないから今日はこの話は決まらないね」ということがないようにする)を意味しています。もし参加人数が大人数(10人を一つの目安としてください)になっている場合は、必要以上の人数を集めていないか、確認してください。もしそうなってしまっている場合、アジェンダの議論と意思決定を目的としたミーティングではなく、単なる情報共有を目的とした会議になっている可能性があります。
とはいえ、ミーティングでは多様なアジェンダが提出される可能性があるので、最初にミーティングを設計する際には、あらかじめチームメンバー全員が集まることのできるミーティングを設定したほうがいい場合も多いでしょう。そうすることで、チームメンバー個々人の中にとどまっている情報を一斉に共有することができ、各チームメンバーはこのプロセスに参加するだけでプロジェクトの状況や思っていることについて自然と認識を合わせることができるようになります。
さらに、参加者が漏れなく参加でき、情報をリアルタイムに共有できるようなミーティング環境を整備するようにしてください。これは、前述の素早く効率的な認識合わせを実現するために重要なポイントとなります。具体的には、場所を問わず参加できるリモートミーティング環境の準備、その場で決まったことを共有できるドキュメントシェアサービスの利用、などを行うことになるでしょう。

定例ミーティングの要素

定例ミーティングを最適な状態で実施するには、会議のアジェンダの設定やファシリテーションの方法など、会議環境を整備しておく必要があります。具体的には、プロジェクトの内容やフェーズに応じて下記のような項目についてメンバー間で合意しておきましょう。
  • ミーティンググランドルール
  • ファシリテーション方法
  • ミーティングでのメンバーの役割
  • アジェンダパターン
  • アジェンダの活用方法
  • 議事録の活用方法
  • 継続的改善アプローチの導入