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振り返り

振り返りとは

Project Sprintにおける振り返りとは、チームメンバーが過去のプロジェクトの内容についてレビューし、プログレス・チーミングそれぞれを改善する取り組みです。
そのため振り返りは、ミーティングの進行方法で述べたテンショントリアージのようにミーティングごとに実施するものではなく、ある程度まとまった期間ごとに実施するものであり、またその分必要な時間もテンショントリアージよりも長くなります。この「まとまった期間」には、次の二つの種類のものがあり、いずれも併用して実施しましょう。なお、二つのタイミングが揃う場合は、同時に実施してもかまいません。

1. マイルストーン終了時

マイルストーン終了という一つの区切りをタイミングとして設定するものです。このタイミングは、プロジェクトゴールに向けてどれくらい進んだかを振り返るのに適しています。また、当初予定していた進め方とのズレを振り返り、次のマイルストーン達成に向けて最適なキックオフを実施できるように準備することが可能になります。

2. 定期的なタイミング

「何週間おき」「何か月おき」といった定期的な時間で設定するものです。これは、プロジェクトは不確実でどのような状態になるか予期できないものであるため、とにかく時間で区切って振り返りを行うという取り組みです。たとえば、マイルストーンがいつまでも達成できないという場合には、強制的に最適化のタイミングが訪れることで問題解決のきっかけになります。
いずれの場合でも、テンショントリアージ同様、振り返りの際にも、プログレスとチーミングそれぞれにおける理想の状態(=プロジェクトゴール・マイルストーンとチームのロール)の変遷を参照できるようにしておくと「あのときこうすればよかった」「今後はこうすればよいのではないか」といった気づきを得やすくすることができます。
振り返りで取り扱う内容は、具体的なプロジェクトゴールへの進捗に向けた取り組み(プログレス)に関することであっても、チームの役割分担(チーミング)に関することであっても、ミーティングの進行(プロセス)に関することであっても、取り扱うことができます。
振り返りの実施についてもミーティングのアジェンダアイテムとなるため、事前にアジェンダアイテムの提出を行う必要があります。

一般的な振り返りの手法

一般的な「振り返り」の手法は様々なものがありますが、ここでは比較的簡単に導入でき、汎用性も高い三つの手法を例として紹介します。

KPT(ケプト)

KPTは、チームメンバーがこれまでのプロジェクトを振り返って感じた「良かったこと(Keep)」「改善したいこと(Problem)」を共有し、「今後改善のために取り組みたいこと(Try)」を話し合う法です。
手順例
  1. 1.
    チームメンバーがそれぞれ Keep、Problemを付箋に記入する。
  2. 2.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入したKeep、Problemを説明しながらホワイトボードに貼って共有する。
  3. 3.
    ホワイトボードに貼られている付箋のうち、関連があったり似た内容・テーマのものがあれば近くにまとめておく。
  4. 4.
    共有内容を受けてチームメンバーがそれぞれTryを付箋に記入する。
  5. 5.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入したTryを説明しながらホワイトボードに貼って共有する。
  6. 6.
    Tryのうち実際に取り組むものを決め、今後のアクション(誰がいつまでに何をするか)を明確にする。

+/Δ(プラス/デルタ)

+/Δは、チームメンバーがこれまでのプロジェクトを振り返って感じた「プラス=うまくいっていること、続けたいこと」、「デルタ=改善したいこと」を共有する手法です。KPTと似ていますが、意見の分け方が2つになるため、よりシンプルな実施が可能です。
手順例
  1. 1.
    チームメンバーがそれぞれ プラス、デルタを付箋に記入する。
  2. 2.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入したプラス、デルタを説明しながらホワイトボードに貼って共有する。
  3. 3.
    ホワイトボードに貼られている付箋のうち、関連があったり似た内容・テーマのものがあれば近くにまとめておく。
  4. 4.
    共有内容を受けて、改善したいことについては改善するためのアイデアをチームで議論する。
  5. 5.
    出たアイデアのうち実際に取り組むものを決め、今後のアクション(誰がいつまでに何をするか)を明確にする。

YWT(ワイダブリューティー)

YWTは、チームメンバーがこれまでのプロジェクトにおいて「やったこと(Y)」を共有し、それを通じて「わかったこと(W)」を共有し、「つぎにやること(T)」を話し合う手法です。最初に実際に経験したことを見直すところからスタートすることで、より地に足のついた議論ができるという利点があります。
手順例
  1. 1.
    チームメンバーがそれぞれ「やったこと(Y)」を付箋に記入する。どのような業務を実施したか等、事実ベースで記載する。
  2. 2.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入した内容を説明しながらホワイトボードに貼って共有する。
  3. 3.
    ホワイトボードに貼られている付箋のうち、関連があったりテーマをまとめられそうなものはまとめる。
  4. 4.
    チームメンバーがそれぞれ「やったこと(Y)」から「わかったこと(W)」を付箋に記入する。
  5. 5.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入した内容を説明しながらホワイトボードに貼って共有する。理由や背景を深掘り・抽象化して、別の事例で活用できるレベルに昇華できるとよい。
  6. 6.
    ホワイトボードに貼られている付箋のうち、関連があったりテーマをまとめられそうなものはまとめる。
  7. 7.
    共有内容を受けてチームメンバーがそれぞれ「つぎにやること(T)」を付箋に記入する。
  8. 8.
    記入が終わったら、チームメンバーがそれぞれ記入した内容を説明しながらホワイトボードに貼って共有する。
  9. 9.
    「つぎにやること(T)」のうち実際に取り組むものを決め、今後のアクション(誰がいつまでに何をするか)を明確にし、タスクリストに記載できるとよい。