ミーティングの準備をする
この記事の内容はプロジェクトスプリントにおける「プロセスドメイン」にあたります。
プロセスは定期開催のミーティングとそこでのアジェンダの議論を軸としたプロジェクトスプリント固有の仕組みです。これによって、プログレスドメイン・チーミングドメイン双方における「理想の状態」を達成することができるようになります。
ミーティングの準備/ミーティングの開催の二つの時間軸に分けて解説します。この記事は、ミーティングの準備について記載されています。
ミーティングロールの確認
まず、ミーティングを効率的・効果的に運営するための役割（ミーティングロール）を個々人に割り当てましょう。
具体的には、次のようなロールを割り当てる必要があります。
ファシリテーター：アジェンダの取りまとめ(アジェンダの合意から、その後のアジェンダ進行とタイムキープ、ミーティング終了時の次回のアジェンダの決定)および議論の促進と成果の質の向上(アジェンダの改善、その後の議論形成のサポート)をするロール。前者をモデレーター、後者をアクセラレーターとして区別して別々のロールとして割り当てることもある。
コーディネーター：ミーティング環境をつくるロール。適切なミーティングルームの確保（オンラインの場合はミーティング環境の設定）、ホワイトボードやモニターの手配をする。
レコーダー：議事録をつくるロール。ミーティング後に議事録を共有するだけではなく、ミーティング中にも作成中の議事録を公開し、メンバー間の認識のずれを即座に修正することができるようにする。
チームメンバーの人数によって、一人が複数の役割を担当することもありますし、なんの役割を持たないメンバーが現れることもあります。ただし、いずれのロールも誰かが担うようにしてください。また、いずれも属人性が低いもののため、固定ではなく、ミーティングごとに持ち回りにすることが望ましいものです。これにより、ミーティング運営に関する問題点や最適な方法について、参加者全員が自分から考えやすくなります。
これらはミーティングのたびに都度話し合い決定してもかまいませんが、あらかじめミーティング前に役割分担や持ち回りのルールを決めておくと、当日のミーティング運営が効率的になります。
アジェンダアイテムの提出
毎回のミーティングが始まる前には、あらかじめ各チームメンバーがアジェンダアイテムを提出します。アジェンダアイテムには、少なくとも次のような内容が含まれている必要があります。
アジェンダアイテム名
進行方法（具体的な議論の進行イメージ）
目的や背景（そのアジェンダアイテムを議論したい理由）
誰から誰への議論か（誰がそのアジェンダアイテムのオーナーであり、誰と議論したいのか）
時間
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