アジェンダアイテムの要素

毎回のミーティングが始まる前に、各チームメンバーはあらかじめアジェンダアイテムを提出します。アジェンダアイテムには、少なくとも次のような内容が含まれている必要があります。

• アジェンダアイテム名（何を議論したいか端的に記載する）

• 進行方法（具体的な議論の進行イメージ）

• 目的や背景（そのアジェンダアイテムを議論したい理由）

• 誰から誰への議論か（誰がそのアジェンダアイテムのオーナーであり、誰と議論したいのか）

• 時間（議論完了までの所要時間）

これらは、「何について話し合いたいのか」をアジェンダアイテムオーナーが明らかにするために必要な情報ですが、これに加えて「どの程度まで話し合いたいのか」までを明らかにしておくと、議論がより進めやすくなります。

具体的には、次の要素を追加で記載するようにします。

• あるべき姿(アジェンダアイテムを議論した後に目指す状態)

• 結果(議論が終わったときに生まれている明示的なアウトプット）

• 参加者がアジェンダアイテムの完了について納得していることを証明する手段

これらの要素がそれぞれ事前に明らかになっていればいるほど効率的・効果的な議論ができるようになります。アジェンダアイテムオーナーだけでは記載することが難しいものを補足したり、他のチームメンバーから見て分かりにくいものを分かりやすくしたりして、これらの要素が記載できるように議論を整理していくことが、ファシリテーターに求められる役割です。