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プロジェクトの環境整備
この記事では、プロジェクスプリントの実施を助けるプロジェクト環境について記載します。

情報共有環境の構築

  • ファイル共有: プロジェクトメンバー全員が同じ情報にアクセスできるよう、ファイルの共有場所を用意しましょう。
  • スケジュール共有: スケジュール調整に必要な限りで、メンバー間の個人カレンダーを共有するようにしましょう。これは、メールなどによって都度日程調整をするのではなく、チームメンバーのスケジュール状況が一か所に集まっており、ミーティングのスケジュールを効率的に設定・変更できるようになることを意味します。
  • タスク共有: プロジェクトを通じて生まれるタスクを共有できる場所を用意しましょう。個人でタスク管理するのではなく、プロジェクトチームで共有のタスク置き場を用意することで、お互いが何をするべきか / するつもりだったか、を確認するコミュニケーションがしやすくなります。
これらは一般的なプロジェクトマネジメントで語られる要素と大きく異なりません。しかし、Project Sprintでは、それらの要素すべてにおいて、「情報の透明性をいかに担保するか」という点を中心に考えるべきです。
Project Sprintでは、プロジェクトのゴールやマイルストーンの設定、ロールの設定と調整をはじめ、様々なタイミングで「チームメンバーの納得を伴った合意」をつくることが必要になります。そのため、納得をつくるため = チームメンバーの情報格差をなくすため、にはどういったプロジェクト環境を用意するべきか、というポイントが重要視されるのです。
なお、ここに書いている要素は一例に過ぎません。プロジェクトごとに、チームメンバー間で最も最適なプロジェクト環境を整備していくように話し合うこともまた重要です。

スタンドアップの導入

詳しくはミーティングを開催するで記述しますが、Project Sprintでは定期的なミーティングでタスクの進捗報告を行い、問題が発生していればアジェンダアイテムとしてミーティング内で議論します。しかし、それぞれが自律的にタスクに取り組むうちに、成果物のイメージが当初の想定とずれてきたり、進め方や連携の方法が最適でなくなってきたりすることがあります。
こういった状況を定例ミーティングを待たずして是正するため、各メンバーのタスクの状況をクイックに確認する方法として、「スタンドアップ」を導入することがあります。スタンドアップで個々のメンバーのタスクへの取り組み状況が共有されることで、成果物や進め方に対する認識がアップデートされ、取り組み方法が改善されたりメンバー間の連携や役割分担が最適化されたりするきっかけが生まれます。

概要

Project Sprintにおけるスタンドアップは、次のような形で導入されます。
  • 時間: 長さは15~30分程度で、スプリントの中で複数回行われる場合は毎回同じ時間帯とするのが望ましい。
  • 頻度: 日次、スプリントの折返しタイミング、週頭など、スプリントやチームの状況に合わせて設定する。チームメンバーの要望によりスポットで実施してもよい。
  • メンバー: チームメンバー全員
  • 目的: チームのタスク状況を確認し、見直しが必要な場合にはそのきっかけを掴むこと

共有事項

チームメンバーは、次の内容についての共有を、プロジェクトのマイルストーンを見ながら行います。
  1. 1.
    実行したこと
  2. 2.
    これから実行すること
  3. 3.
    障害・問題(あれば)

実施のポイント

  • 障害・問題は共有に留める。 スタンドアップは問題解決の場ではないことに注意してください。スタンドアップにおいて、問題点の共有だけに留まらず解決方法まで議論してしまって、タイムボックスを破ることになるのは望ましくありません。解決すべき障害や問題の報告があった場合は、スタンドアップ後に関係者で解決策を話し合い、必要に応じて結果をほかのメンバーに共有するようにします。
  • いつものファシリテーターがハンドリングしない。 スタンドアップでの実施内容はシンプルです。メンバーそれぞれが持ち回りでファシリテーションを行い、自己組織化を促します。